REFERAT Koordinationsgruppemøde den 14. maj 2019

Mødedeltagere: Carsten Roed Jensen, Maj-Britt Wisman, Jytte K. Frederiksen, Jesper Holst, Jeanette Pichardt, Susanne Jølck, Rasmus Larsen og Lars Johansen.
Endvidere deltog Ulla Dannesboe og Jens Ole Hansen i en del af mødet.
Fraværende: Bjørn Brandenburg og Gitte Rasmussen

1. Valg af ordstyrer
– Carsten Roed Jensen påtager sig at være ordstyrer

2. Valg af referent
– Jesper Holst påtager sig at være referent

3. Forberedelse af den ekstraordinære generalforsamling den 3. juni kl. 19.00
– Årsregnskab og budget.
Jytte K. Frederiksen gjorde opmærksom på, at hun allerede havde uddelt det regnskab for 2019 og det budget for 2020, der skulle fremlægges på generalforsamlingen.
Der er imidlertid kommet en faktura på 2800 kr. for annoncering, der ikke er indarbejdet i det foreliggende budget. Dette gør at budgettet må korrigeres, således at et nyt budget udarbejdes med mulige indtægter via sponsoraftaler og brugerbetaling. Jytte færdiggør budgettet, så det sammen med regnskabet kan præsenteres på den ekstraordinære generalforsamling.
– Formandens beretning.
Efter lidt diskussion var der enighed om at den ekstraordinære generalforsamling har samme dagsorden som den ordinære, da der herskede tvivl om at den ordinære var helt lovligt indkaldt. Altså der skal igen afholdes en formandsberetning.
Carsten Roed Jensen gjorde opmærksom på de vanskeligheder han har, som nyligt valgt formand, med det at udarbejde en fyldestgørende formandsberetning. Carsten anmodede om at få input fra de medlemmer i koordinationsgruppen, der har været med gennem længere tid. Carsten fik endvidere rådet om at dykke ned i referater fra tidligere møder i Landsbyklyngen: ”Vi samler enderne.”
– Hvem er på valg.
Der var uklarhed om hvem af koordinationgruppens medlemmer, der var på valg. Følgende 3 medlemmer meldte sig som værende på valg for den næste 2 årsperiode: Jeanette Pichardt, Susanne Jølck Og Lars Johansen. Det betyder at følgende vil være på valg ved generalforsamlingen i 2020: Carsten Roed Jensen, Bjørn Brandenburg, Gitte Rasmussen og Rasmus Larsen.
– Hvem ønsker genvalg.
Jeanette Pichardt, Susanne Jølck og Lars Johansen ønsker alle genvalg.
– Beværtning.
Kaffe, the, vand og småkager.

4. Forventning/arbejdsgang vedrørende formandsskabet.
Carsten Roed Jensen meddelte at han havde svært ved at påtage sig de administrative opgaver, der fulgte med formandsposten, hvilket gør at Carsten ønsker at trække sig som formand. Der var enighed om at vente med at forsøge at pege på en ny formand til koordinationsgruppens konstituering af formand, næstformand og kasser på det første bestyrelsesmøde efter den ekstraordinære generalforsamling.

5. Drøftelse af vores organisation.
– Hvordan kan vi undgå at have grupper med for få hænder?
– Hvordan kan vi tiltrække flere frivillige til konkrete projekter?
– Hvordan undgår vi at lave arrangementer/projektet som andre aktører byder ind med?
En levende og omfattende drøftelse, hvor blandt andet følgende blev fremhævet:
* Det er vigtigt at vi får skabt en dialog med henblik på samarbejde og koordination af aktiviteter og projekter med andre aktører, som øens frivillige foreninger, frivilligcentret, folkeoplysningsudvalget, det kulturelle samråd m.fl.
* Det er vigtigt at vi forsøger at mobilisere alle, der kunne være interesseret i at arbejde med på en sag eller et projekt vi er involveret i. Det gælder blandt andet om at bruge vores netværk og tjekke listen over alle dem, der viste sig interesserede i at medvirke i forbindelse med Landsbyklyngens start.
* Der bør afholdes møder i arbejdsgrupperne, så koordinationsgruppemøderne ikke bliver de eneste.
* Det er lettere at engagere folk i konkrete projekter og aktiviteter.
* Der er afklarende diskussioner som vi bør tage i koordinationsgruppen. Her blev blandt andet nævnt følgende: – Brugerbetaling; – sponsorater; -fordele og ulemper ved forskellige kalendere.

6. Drøftelser af vores vedtægter.
Der var enighed om, at vi forsøger at rydde ud i uklarheder i foreningens vedtægter.
Dette gælder blandt andet valg- og konstitueringsprocedurer, ligesom det gælder en mere smidig godkendelse af mødereferater end underskrift fra alle i koordineringsgruppen.
Rasmus Larsen laver forslag til vedtægtsændringer og sender dem til medlemmer af koordineringsgruppen i så god tid at koordineringsgruppens medlemmer kan nå at kommentere forslagene, inden de skal være formandsgruppen i hænde den senest den 27. maj .

7. Evt.
Jens Ole Hansen g Susanne Jølck har færdiggjort den planlagte flyer.

15. maj 2019
Jesper Holst