Til stede var: Jytte Frederiksen, Gert Rosing, Nina Andersen, Palle Melchiorsen, Rasmus Skov Larsen, Lars Johansen, Jeanette Pichardt, Jesper Holst, Gitte Rasmussen og Susanne Jølck.

1. Godkendelse af referat fra sidste møde: Godkendt.
2. Valg af referent: Susanne Jølck valgt.
3. Færdiggørelse af mødeliste (fordeling af opgaver). Listen sendtes rundt.
4. Siden sidst: Landsbyklyngen Langeland og Strynø er inviteret til et fundraising-møde i Ringe den 19. maj kl. 16-21. Fælles transport arrangeres, når tiden nærmer sig. Gert Rosing henledte opmærksomheden på en kalender i Silkeborg, der tjener penge.
5. Kalendergruppens kampagne: Rasmus Skov Larsen redegjorde for den kommende kampagne, som skal udbrede kendskabet til Langelands-kalenderen. Kalendergruppens medlemmer fordeler sig i Nord-, Syd- og på Midtlangeland samt i Svendborg og på Tåsinge og sætter plakater op.
6. Forslag til folder: Rasmus Skov Larsen har lavet udkast til folder med præsentation af Landsbyklyngen Langeland og Strynø og dens aktiviteter. Debat om hvorvidt logoer for eksempelvis Realdania kan/bør bruges i folderen. To ting ændres i den færdige folder: I stedet for ”hjælp til fundraising” skrives ”støtte til”, og vi opererer med betegnelsen ”vidensbank” i stedet for ”ressourcebank”.
7. Idémesse (navn og arbejdsgrupper): Fire grupper nedsættes til at tage sig af henholdsvis det praktiske, program for idémessen, økonomi og budget samt markedsføring.

De fire grupper består af:

Den praktiske gruppe: Gert, Gitte, Palle, Jeanette og Lars

Programgruppen består af: Nina, Jesper, Jytte, Gitte og Jeanette

Økonomi gruppen består af: Lars og Jytte

Markedsføringsgruppen består af: Rasmus, Susanne og Nina.  

Idémessens nye navn bliver efter afstemning Fællesskabets Folkemøde.

Det er besluttet at Fællesskabets Folkemøde afholdes den 25/10 eller den 8/11 og at Jeanette kontakt Ørstedpavillonen.

8. Foreningslisten: Gennemgået i plenum.
9. Henvendelse om køreordning: Jytte Frederiksen omdelte forslag til en kørselsordning i stil med den eksisterende Go More. Hun oplyste, at der fra politisk side er opbakning til en langelandsk køreordning, og at der er forslag om blandt andet at inddrage hjemmeplejens biler. Frivilligcentret holder et møde om en langelandsk køreordning den 12. februar kl. 14. Landsbyklyngen nedsatte efter nogen debat en arbejdsgruppe med Gert Rosing i spidsen, der skal undersøge grundlaget for en lokal køreordning.
10. Medlemsliste samt former for medlemskaber og stemmeberettigelse til generalforsamlingen: Udsat til næste møde.
11. Næste møde: tirsdag den 10. marts 2020

Til stede var: Jytte Frederiksen, Gert Rosing, Palle Melchiorsen, Rasmus Skov Larsen, Lars Johansen, Jeanette Pichardt, Jens Ole Hansen, Jesper Holst, Gitte Rasmussen og Susanne Jølck.

1. Godkendelse af referat fra sidste møde: Godkendt.

2. Valg af referent: Susanne Jølck valgt.

3. Kort nyt siden sidst: Rasmus Skov Larsen fra kalender- og kommunikationsgrupperne orienterede om, at han har lavet et opslag om landsbyklyngen på sitet frivilligjob.dk i forsøget på at rekruttere flere medlemmer til arbejdsgrupperne. Desuden arbejder han sammen med formand Jytte Frederiksen på at få udarbejdet en fyldestgørende liste over frivillige foreninger og andre aktører på Langeland og Strynø. Jytte Frederiksen og Lars Johansen har holdt møde om økonomi (mere om det under punkt 4), og endelig har formanden og Susanne Jølck sammen udarbejdet en jule- og tak for sidst-hilsen til deltagerne i årets idémesse. Jytte Frederiksen har været i dialog med lokalredaktør Cathrine Madelaire fra Fyns Amts Avis og Preben Dahl fra TV2 Fyn vedrørende et møde for
øens foreninger om, hvordan man kommer i kontakt med pressen.

4. Økonomi: Landsbyklyngen har nu en konto i Middelfart Sparekasse, hvorpå der inden vi har betalt udgifter i forbindelse med årets idémesse stod de 19.000 kroner, vi fik i støtte fra Langelands Elforsyning. Via Jens Ole-Hansens indsats har vi desuden fået i alt 2.000 kroner i støtte fra fire sponsorer (lokale brugser og håndværksmestre), og Langeland Kommune har betalt en annonce i Øboen. Dertil kommer 805 kroner, som vedrører indtægterne fra salg af kaffe, kage, øl og vand under idémessen. Vi mangler øjensynlig en faktura fra DGI vedrørende trykning af 100 ekstra eksemplarer af landsbyklyngens handleplan.

5. Foreningens medlemmer (status her og nu samt medlemshvervning): Flere bestyrelsesmedlemmer er af den opfattelse, at dokumentet med ordet
”samtykkeerklæring” kan virke afskrækkende for en del potentielle nye medlemmer. Derfor er det blevet besluttet, at Jytte Frederiksen og Susanne Jølck skal lave et oplæg til en indmeldelsesblanket, der indeholder samme elementer, men som forhåbentlig virker mere ”spiselig” for nytilkomne. Desuden kan der laves en kortfattet guide a la ”Derfor bør du blive medlem af Landsbyklyngen Langeland og Strynø”. Selve definitionen af medlemskaber (blandt andet tegningsret) tages op på et senere møde.

6. Orientering om den kommende idémesse samt ”konkurrence” om arrangementets navn: Udsættes til senere møde.

7. Nye mødedatoer: Fremover holdes møder så vidt muligt den anden tirsdag i måneden, men allerede næste gang holdes mødet dog en onsdag, nemlig 15. januar kl. 17. Generalforsamlingen fastsættes til den 28. april. Begge finder sted på Frivilligcentret.

8. Fundraising: Faaborg-Midtfyn Kommune arbejder på at afholde et møde om fundraising, som vi kan få mulighed for at deltage i. Fritidskonsulent Nynne Printz udsender invitation herom. Desuden arbejdes der på at skaffe landsbyklyngen adgang til fond.dk, som er en oversigt over alle landets fonde og øvrige støttemuligheder.

9. Få flere med i klyngesamarbejdet: Rasmus Skov Larsen orienterede om, at
kalendergruppen i det nye år vil reklamere for Langelands-kalenderen og tilbyde introkurser både i Rudkøbing og ”hjemme” hos eventuelt interesserede foreninger. Foreløbig er der planlagt et møde på Frivilligcentret den 25. februar.

10. Eventuelt: Vi bør se på arbejdsgrupperne i forbindelse med idémessen jævnfør det årshjul, Jesper Holst har udarbejdet. Mere om det på et senere møde.

Til stede var: Jytte Frederiksen, Jesper Holst, Rasmus Skov Larsen, Gitte Rasmussen, Gert Rosing og Susanne Jølck.

1. Godkendelse af referat fra seneste møde: Referat (i praksis evaluering af årets idémesse) godkendt efter tilføjelse af rettelser ved Jytte Frederiksen og Jesper Holst.
2. Valg af referent: Susanne Jølck valgt.
3. Kort nyt siden sidst: Jesper Holst og Susanne Jølck deltog i oktober i Langelands Elforsynings prisoverrækkelse, hvor Landsbyklyngen Langeland og Strynø fik et tilskud på 19.000 kroner til udgifter i forbindelse med idémessen. Under overrækkelsen blev der taget fotos, og Susanne Jølck forsøger at få fat i et billede, vi kan lægge ud på Facebook. Bagenkops deltagelse i TV2’s Fantastiske Fællesskaber kan udgøre konkurrence til idémessen, men det blev besluttet, at den sag skal tages op på et senere møde, hvor repræsentanter for foreningslivet på Sydlangeland kan indbydes. Jytte Frederiksen og Jesper Holst deltager for tiden i borgerinddragelsesgruppens turné rundt på øen. Desuden har Jesper Holst været til møde med Cathrine Madelaire, lokalredaktør for Fyns Amts Avis/Øboen, om dækning af fremtidige arrangementer, herunder idémessen. Rasmus Skov Larsen laver udkast til folder med kort omtale af landsbyklyngen og dens virke.
4. Økonomi generelt: Punktet blev udsat til næste bestyrelsesmøde, blandt andet på grund af Lars Johansens fravær ved dette møde.
5. Folder/bog: Jesper Holst har fået trykt yderligere 100 eksemplarer af landsbyklyngens udviklingsplan, som kan udleveres til særligt interesserede, men også sendes til folk pr. mail.
6. Næste idémesse: Jytte Frederiksen og Jesper Holst har udarbejdet årshjul for idémessen, men efter en kort debat blev det besluttet at holde et tema-møde om fremtidige idémesser. Mødet holdes onsdag den 27. november. Flere talte om behovet for at ændre på navnet. Jytte Frederiksen ser desuden gerne, at modeopvisning bliver en del af arrangementet, og Gert Rosing foreslog en mere festlig optakt, for eksempel med et byorkester eller en pigegarde. Alle er enige om, at synlighed er vigtig, og at idémessen rent fysisk fortsat bør placeres i Rudkøbing.
7. Nyt fra kalendergruppen: Rasmus Skov Larsen udarbejder en kort og overskuelig vejledning i, hvordan man bruger Langelands-kalenderen, Det sker på Langeland.
8. Fundraising: Nina Andersen fra Frivilligcentret har tilbudt Landsbyklyngen Langeland og Strynø at deltage i et kursus i fundraising for begyndere med henblik på, at landsbyklyngens medlemmer senere kan rådgive medlemmerne i fundraising. Inden tilbuddet fremsættes, er det vigtigt, at der formuleres klare regler og afstemmes forventninger, så medlemmerne ved, at de selv skal skrive ansøgningerne, men kan få gode råd og vejledning under processen. Gert Rosing har tilbudt at være behjælpelig med den del, og han mener også, at vi vil kunne trække på Jette Purup. Rasmus Skov Larsen formulerer tekst om fundraising, der lægges på hjemmeside og Facebook-side.
9. Medlemsliste: Rasmus Skov Larsen har lavet en samlet medlemsliste, der imidlertid har vist sig at være behæftet med flere fejl, blandt andet at afdøde medlemmer ikke er blevet slettet. Jytte Frederiksen og Rasmus Skov Larsen gennemgår medlemslisten inden næste bestyrelsesmøde, og derefter bedes bestyrelsen kigge materialet igennem, så det bliver så korrekt som muligt.
10. Rekruttering: Generel enighed om, at vi har behov for flere frivillige, så bestyrelsen bliver så handlekraftig som muligt. Punktet tages op på næste bestyrelsesmøde, og alle bedes forberede sig ved at tænke over mulige kandidater, som kan opfordres til at slutte sig til landsbyklyngen. Rasmus Skov Larsen laver desuden et opslag til frivillig-jobdatabasen Frivilligjob.dk.
11. Jytte Frederiksen foreslår en form for samarbejdsaftale med Langelandsfestivalen, vores lokalkendskab i bytte for et sponsorat. Punktet tages op på et senere møde.
12. Samarbejde med Shores Langeland: Punktet tages op på et senere møde.
13. Eventuelt: Kommentarer til idémessen, som er indsendt via mail fra flere deltagende foreninger og institutioner, skal indarbejdes i bestyrelsens evaluering. Rasmus Skov Larsen sørger for det praktiske. Jytte Frederiksen retter tak til Valle Hansen for underholdning i forbindelse med idémessen. Gert Rosing kontakter Nina Andersen for at sige tak for tilbuddet om et kursus i fundraising. Temamøde om fremtidige idémesser holdes på Frivilligcentret onsdag den 27. november klokken 17. Næste ordinære bestyrelsesmøde holdes samme sted tirsdag den 10. december klokken 17. Jytte Frederiksen bestiller smørrebrød til det sidstnævnte møde.

/Susanne Jølck, 12.11.2019

Til stede var: Jesper Holst, Gert Rosing, Gitte Rasmussen, Jens Ole Hansen, Rasmus Skov Larsen, Nina Andersen og Susanne Jølck. Afbud fra formand Jytte Frederiksen.

Temaet for mødet var en kort, overordnet evaluering af årets idémesse, der blev holdt i Ørstedspavillonen i Rudkøbing søndag den 6. oktober 2019, og det generelle indtryk var tilfredsstillende.

Stedet var velvalgt, ØP har en central beliggenhed, gode parkeringsmuligheder og er kendt af enhver langelænder. Desuden havde Ørstedspavillonen den fordel i forhold til sidste års placering, at vi slap for at skulle rengøre toiletter, selv medbringe kaffemaskiner/kaffekander/krus samt slæbe rundt på borde og stole. Pladsen var muligvis en smule trang (næste år kunne man evt. inddrage cafe-området til udstillingsareal også), men der var hyggelig, intim stemning og trods tætheden plads til at mingle.

Ialt blev der etableret 31 stande inklusiv landsbyklyngen samt foreningen bag Ørstedspavillonen. Den ene stand dækkede 5-6 foreninger fra Nordlangeland.

God vekselvirkning mellem scene og sal, og det fungerede fint med oplæg af blandt andet DGI’s esport-konsulenter, MF Bjørn Brandenborg, viceborgmester Lisa Pihl Jensen og fællessang med Valle Hansen.

Til gengæld kneb det igen i år med opbakning fra publikum, og det skyldes formentlig blandt andet, at vi var sent ude med markedsføring. Desuden har vi haft problemer med tilbagemeldinger til de privatpersoner, foreninger og institutioner, der tilmeldte sig idémessen. Flere har kritiseret, at de ikke i god tid fik en opfølgning på deres tilmelding. Måske der skal indføres en form for autosvar?

I cafeen blev der solgt kaffe og drikkevarer for 7-800 kroner, hvilket dækker udgifterne til rengøring på ØP. Cafeen ønsker mindre kager til salg fremover evt. sammen med sandwich, når messen starter omkring frokost. Reklameskilte vedrørende cafeen bør opsættes i salen.

På mødet blev det besluttet at følgende skulle gennemføres inden næste bestyrelsesmøde:
1. Rasmus og Jesper udarbejder et netbaseret evalueringsskema målrettet de foreninger. der deltog med stande i Idemessen.
2. Jyttes (takke)brev til de deltagende foreninger udsendes med et link til evalueringsskemaet
3. Jytte og Jesper forbereder udkastet til et årshjul for planlægning af idemessen

NB. Næste mødes holdes på Frivilligcentret i Rudkøbing mandag den 11. november kl. 17 (bemærk den nye datoen).

Referat: Susanne Jølck

Til stede var: Jytte Frederiksen, Gitte Rasmussen, Gert Ludwig Rosing, Rasmus Skov Larsen, Lars Johansen, Jesper Holst, Jani Hansen (punkt 3 og 4) og Susanne Jølck.

1. Valg af referent: Susanne Jølck.
2. Godkendelse af referat fra seneste møde: Godkendt.
3. Besøg af Thomas Ræddik Konradsen, leder af Shores Langeland, der var inviteret til en drøftelse af samarbejdsmuligheder. Parterne enedes om at slå fast, at såvel Landsbyklyngen Langeland og Strynø som Shores Langeland retter sig mod hele Langeland og ikke et bestemt geografisk område, for eksempel Bagenkop. Shores vil gerne samarbejde på områder som idémesse, kalender, kommunikation, fundraising og ressourcebank. Thomas Ræddik Konradsen var positiv over for at deltage i idémessen, og hans chef, Jani Hansen, understregede, at det var et oplagt forum for Shores Langeland.
4. Drøftelse af det fremtidige samarbejde med Langeland Kommune efter Maibritt Wismanns fratræden: Vicekommunaldirektør Jani Hansen bliver ny kontaktperson for Landsbyklyngen Langeland og Strynø. Hun vil ikke (som MW) indtage rollen som næstformand og vil heller ikke deltage regelmæssigt i møderne, men efter behov og ønske. Jani Hansen luftede muligheden for, at Landsbyklyngen Langeland og Strynø kan få tilknyttet en studentermedhjælp via Langeland Kommunes udviklingspulje eller andre støttemuligheder. Jesper Holst foreslog, at Landsbyklyngen Langeland og Strynø indgår en egentlig samarbejdsaftale med Langeland Kommune i stil med Frivilligcentret. Og det initiativ hilste Jani Hansen velkomment. Samarbejdet bør for god ordens skyld også nævnes i den strategiplan, der er under udarbejdelse i Landsbyklyngen Langeland og Strynø.
5. Siden sidst fra arbejdsgrupperne: Kalender-gruppen deltager i næste møde i folkeoplysningsudvalget for at gøre reklame for Langelands-kalenderen, der efter fælles vedtagelse skifter navn til ”Det sker på Langeland”. Navnet fortæller mere om kalenderens formål end landsbyklyngens slogan ”Vi samler enderne”, var de fremmødte enige om. Rasmus Skov Larsen reserverer domænenavnet detskerpaalangeland.dk, og sørger generelt for optimering af Langelands-kalenderen. Alle forpligter sig til at forsøge at udbrede kendskabet til kalenderen mest muligt, blandt andet ved at linke til den ved enhver given lejlighed. Strateginotat-gruppen arbejder på flere fronter med blandt andet et kort udarbejdet af tidligere formand Henrik Lindberg Hansen, men fokuserer også på fundraising og vil blandt andet undersøge muligheden for et kursus med Torben Kjeldsen, der er forfatter til en bog om fundraising, og som Frivilligcentret tidligere har været i kontakt med. Jesper Holst luftede muligheden af, at der kan skabes grobund for gratis kurser, hvis der kan samles en gruppe på minimum 15 personer.
6. Økonomi, herunder ansøgninger om tilskud: Landsbyklyngen Langeland og Strynø arbejder på en ansøgning til Langeland Kommunes udviklingspulje. Desuden mødes Jytte Frederiksen, Lars Johansen og Susanne Jølck onsdag den 14. august med henblik på at skrive en ansøgning til Langelands Elforsyning (ansøgningsfrist 15. august 2019).
7. Idémesse 6. oktober 2019: Forslag til steder (udover Ørstedskolen): Woodfloor (tom fabriksbygning), ØP, GERA Møbler (tom hjørneejendom, men der går rygter om Rema 1000), JK Boligudstyr og Karen Meinickes forretning. Til at arbejde videre med idémessen nedsættes en gruppe bestående af Jytte Frederiksen, Gitte Rasmussen, Rasmus Skov Larsen og Jesper Holst. Gruppen mødes næste gang tirsdag den 20. august kl. 17 på Frivilligcentret.
8. Eventuelt: Kage-ansvarlige ved kommende møder: Susanne Jølck (10. september), Jesper Holst (8. oktober), Rasmus Skov Larsen (12. november) og Gert Rosing (10. december).
9. Næste møde: Tirsdag den 10. september 2019 kl. 17 på Frivilligcentret.

Til stede var: Gitte Rasmussen, Rasmus Larsen, Jytte K Frederiksen, Palle Melchiorsen, John Skredbjerg, Jesper Holst, Gert Rosing og Lars Johansen

Ad 1. Præsentation

Vi tog en kort præsentationsrunde for at lære hinanden at kende.

Ad 2.  Godkendelse af referat fra 3/6 2019

Referatet blev godkendt.

Ad 2A. Valg af referent

Jytte Frederiksen blev valgt.

Ad 3. Konstituering af bestyrelsen

Se vedhæftede liste.

Ad 4.  Strategi notat for Vi samler enderne

De som mangler at udarbejde tekst til notatet bedes sende det til Jesper primo juli måned.

Ad 5. Idemessen 2019.

Messen finder sted 6. oktober 2019. Der arbejdes på forskellige lokaliteter. Jytte følger op på disse tre steder. Arbejdsgruppen nedsættes til næste møde.

Ad 6. Langelandskalenderen

Rasmus indkalder til møde i gruppen i juli.

Ad 7. Gensidig orientering

Møderække efteråret 2019.

Frivilligjob.dk De ældste elever på Ørstedskolen.

Foldere – Jens Ole til næste møde

Fundraising – evt. kursus Jytte undersøger

Referent Jytte K Frederiksen

Vi samler enderne – Landsbyklyngen Langeland og Strynø

Ekstra Ordinær Generalforsamling mandag d. 3. juni 2019 kl. 19.00

afholdt i Frivilligcenter Langeland lokal F1

Dagsorden:

1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning
3. Fremlæggelse af regnskab og budget
4. Forslag til vedtægtsændringer
5. Andre indkomne forslag
6. Valg i henhold til vedtægterne
7. Eventuelt

Jytte K. Frederiksen bød forsamlingen velkommen og fik valgt en Dirigent.
Valg som dirigent blev Lars Johansen, som konstaterede, at Generalforsamlingen var varslet inden for tidsfristen, i dagspressen og ved mail til medlemmerne. Derefter læste Lars dagsordenen op for forsamlingen.

Bestyrelsens beretning: Jesper Holst fra Frivilligcenteret aflagde bestyrelsens beretning, og som vikar for formanden havde han hentet materiale på Facebook og i foreningens referater.
Han inddrog desuden flere af bestyrelsesmedlemmerne bl. andet Gitte Rasmussen, som fortalt om idemessen den 4 nov. 2018 med ca 28 stande afholdt i Den gl. Trælasten. Ved den stiftende generalforsamling i 2018 fik foreningen et sæt vedtægter vedtaget. Den udarbejde rapport om ”Vi Samler Enderne” blev også omtalt, ligesom ambassadørnetværket på hele Langeland som gerne skulle være med til at binde enderne sammen, blev nævnt. Formanden for 2018 Kjeld Tønder Hansen blev desværre syg og måtte stoppe i bestyrelsen. Carsten R. Jensen overtog formandsposten indtil i dag, hvor han har meddelt at han stopper. Rasmus fortalte om Langelandskalenderen og at den fungerer nu, Jytte Frederiksen om Landsmødet i Århus og om hvordan, vi på Langeland får fat i den store pose penge der er i klyngearbejdet. MaiBritt Wismann har været ansvarlig for at samle alle de forskellige skriv til strateginotatet til DGI (Ressourcebanken, Fundraising, Idemesse og Kalenderen). Så vi fik en fyldestgørende beretning, som blev godkendt.

Regnskab og Budget:
Jytte K. Frederiksen forklarede at Langeland Kommune ved starten havde betalt 75.000 kr., hvoraf de 50.000 kr. var øremærket til konsulenthjælp og at foreningen Vi samler enderne kunne disponerer over 25.000 kr., hvoraf de fleste er anvendt på annoncer.
Fra salen blev der spurgt om pengene til konsulenthjælp var givet godt ud. Jytte forsvarede det meget professionelt, at det var et krav fra DGI og at vi i foreningen synes konsulenthjælpen havde været uundværlig. Budgettet viste at der i fremtiden skal der findes Sponser. Regnskab for 1. regnskabsår og Budget for 2019 blev godkendt.

Forslag til Vedtægterne
Bestyrelsen havde fremlagt følgende ændringer:
§3 forenklet om hvordan Bestyrelsen er på valg 4 medlemmer i lige år og 3 medlemmer i ulige år.
§4 en lille ændring,
§5 der tilføjes lidt tekst
§10 en lille tilføjelse
§11 forenkles
Der var få kommentar og spørgsmål under fremlæggelsen, som blev afvist, fordi de ikke var indsendt som forslag
Ændringerne blev godkendt af alle de tilstedeværende medlemmer og kan ses på foreningens hjemmeside.

Valg:
På valg var Jeanette Pichardt, Susanne Jølck, Lars Johansen som alle blev genvalgt for 2 år
Da foreningens formand havde valgt at stoppe, skulle der vælges en ny til bestyrelsen for 1 år. Dette blev Gert Ludwigs Rosing.
Valgt til suppleanter for 1 år blev Palle Aggedam Melchiorsen, John Skrebjerg og Jens Ole Hansen.
Til revisor for 1 år blev Søren Tofte Jensen valgt, og som revisorsuppleant for 1 år valgtes Knud Frederiksen.

Eventuelt:
Under evt. blev der drøftet om Borgerinddragelse og Landsbyklyngen kunne få glæde af et fremtidigt samarbejde og det var der positive tilkendegivelse om.

Den nye bestyrelse træder sammen d. 19. juni kl. 16.30 i Frivilligscentret.

Lars Johansen takkede for god ro og orden Generalforsamlingen sluttede kl. 21.00

Mødedeltagere: Carsten Roed Jensen, Maj-Britt Wisman, Jytte K. Frederiksen, Jesper Holst, Jeanette Pichardt, Susanne Jølck, Rasmus Larsen og Lars Johansen.
Endvidere deltog Ulla Dannesboe og Jens Ole Hansen i en del af mødet.
Fraværende: Bjørn Brandenburg og Gitte Rasmussen

1. Valg af ordstyrer
– Carsten Roed Jensen påtager sig at være ordstyrer

2. Valg af referent
– Jesper Holst påtager sig at være referent

3. Forberedelse af den ekstraordinære generalforsamling den 3. juni kl. 19.00
– Årsregnskab og budget.
Jytte K. Frederiksen gjorde opmærksom på, at hun allerede havde uddelt det regnskab for 2019 og det budget for 2020, der skulle fremlægges på generalforsamlingen.
Der er imidlertid kommet en faktura på 2800 kr. for annoncering, der ikke er indarbejdet i det foreliggende budget. Dette gør at budgettet må korrigeres, således at et nyt budget udarbejdes med mulige indtægter via sponsoraftaler og brugerbetaling. Jytte færdiggør budgettet, så det sammen med regnskabet kan præsenteres på den ekstraordinære generalforsamling.
– Formandens beretning.
Efter lidt diskussion var der enighed om at den ekstraordinære generalforsamling har samme dagsorden som den ordinære, da der herskede tvivl om at den ordinære var helt lovligt indkaldt. Altså der skal igen afholdes en formandsberetning.
Carsten Roed Jensen gjorde opmærksom på de vanskeligheder han har, som nyligt valgt formand, med det at udarbejde en fyldestgørende formandsberetning. Carsten anmodede om at få input fra de medlemmer i koordinationsgruppen, der har været med gennem længere tid. Carsten fik endvidere rådet om at dykke ned i referater fra tidligere møder i Landsbyklyngen: ”Vi samler enderne.”
– Hvem er på valg.
Der var uklarhed om hvem af koordinationgruppens medlemmer, der var på valg. Følgende 3 medlemmer meldte sig som værende på valg for den næste 2 årsperiode: Jeanette Pichardt, Susanne Jølck Og Lars Johansen. Det betyder at følgende vil være på valg ved generalforsamlingen i 2020: Carsten Roed Jensen, Bjørn Brandenburg, Gitte Rasmussen og Rasmus Larsen.
– Hvem ønsker genvalg.
Jeanette Pichardt, Susanne Jølck og Lars Johansen ønsker alle genvalg.
– Beværtning.
Kaffe, the, vand og småkager.

4. Forventning/arbejdsgang vedrørende formandsskabet.
Carsten Roed Jensen meddelte at han havde svært ved at påtage sig de administrative opgaver, der fulgte med formandsposten, hvilket gør at Carsten ønsker at trække sig som formand. Der var enighed om at vente med at forsøge at pege på en ny formand til koordinationsgruppens konstituering af formand, næstformand og kasser på det første bestyrelsesmøde efter den ekstraordinære generalforsamling.

5. Drøftelse af vores organisation.
– Hvordan kan vi undgå at have grupper med for få hænder?
– Hvordan kan vi tiltrække flere frivillige til konkrete projekter?
– Hvordan undgår vi at lave arrangementer/projektet som andre aktører byder ind med?
En levende og omfattende drøftelse, hvor blandt andet følgende blev fremhævet:
* Det er vigtigt at vi får skabt en dialog med henblik på samarbejde og koordination af aktiviteter og projekter med andre aktører, som øens frivillige foreninger, frivilligcentret, folkeoplysningsudvalget, det kulturelle samråd m.fl.
* Det er vigtigt at vi forsøger at mobilisere alle, der kunne være interesseret i at arbejde med på en sag eller et projekt vi er involveret i. Det gælder blandt andet om at bruge vores netværk og tjekke listen over alle dem, der viste sig interesserede i at medvirke i forbindelse med Landsbyklyngens start.
* Der bør afholdes møder i arbejdsgrupperne, så koordinationsgruppemøderne ikke bliver de eneste.
* Det er lettere at engagere folk i konkrete projekter og aktiviteter.
* Der er afklarende diskussioner som vi bør tage i koordinationsgruppen. Her blev blandt andet nævnt følgende: – Brugerbetaling; – sponsorater; -fordele og ulemper ved forskellige kalendere.

6. Drøftelser af vores vedtægter.
Der var enighed om, at vi forsøger at rydde ud i uklarheder i foreningens vedtægter.
Dette gælder blandt andet valg- og konstitueringsprocedurer, ligesom det gælder en mere smidig godkendelse af mødereferater end underskrift fra alle i koordineringsgruppen.
Rasmus Larsen laver forslag til vedtægtsændringer og sender dem til medlemmer af koordineringsgruppen i så god tid at koordineringsgruppens medlemmer kan nå at kommentere forslagene, inden de skal være formandsgruppen i hænde den senest den 27. maj .

7. Evt.
Jens Ole Hansen g Susanne Jølck har færdiggjort den planlagte flyer.

15. maj 2019
Jesper Holst

1. Bjørn Brandenburg takker for valget som dirigent.  Jesper Holst påtager sig at være referent.
Bjørn giver ordet til Carsten Roed Jensen med henblik på dagsordenens næste punkt formandens  beretning.

2. Formandens beretning tages til efterretning efter drøftelse af bl.a. følgende emner:
–  Indkaldelse af generalforsamling. Der var tvivl om generalforsamlingen var lovlig indkaldt, da det ikke var klart, om der var blevet sendt mail ud til Landsbyklyngens medlemmer, som beskrevet i foreningens vedtægter. Der var enighed om at fortsætte generalforsamlingen og i fremtiden sikre, at der ikke kan opstå tvivl om indkaldelsens lovlighed.
–  Det ser ud til at yderligere konsulentbistand fra DGI ikke er mulig, så det er helt op til os selv at fortsætte landsbyklyngen: ”Vi samler enderne”
–  Mulighed for at præsentere vores kalenderinitiativ i Radio Diablo
–  Betydningen af at kunne støtte op om medlemforeningers fundraising og finansiering.

3. Det besluttes at stoppe generalforsamlingen og indkalde til ekstraordinær generalforsamling, da der ikke forelå et regnskab og budget, som generalforsamlingen kunne tage stilling til.

4. Ekstraordinær generalforsamling diskuteres og følgende blev besluttet:-  Den ekstraordinære generalforsamlingen afholdes i Frivilligcentret (lokale er booket) mandag den 3. juni kl. 19.00
–  Rasmus Larsen sikrer at den ekstraordinære generalforsamling annonceres som beskrevet i foreningens vedtægter.
–  Carsten Roed Jensen og Jytte Frederiksen udarbejder regnskab og budget, så det kan præsenteres på koordinationsgruppens (bestyrelsens) møde den 14. maj (regnskab og budget kan så sendes ud til foreningens medlemmer sammen med dagsordenen til den ekstraordinære generalforsamling).

5. Endelig blev arbejdet med den fortsatte implementering af kalenderen diskuteret. Susanne Jølck og Jens-Ole har udarbejdet et første udkast til en flyer om kalenderen

Referent
Jesper Holst

Mødedeltager:Jens Ole, Maj-Britt, Jesper, Susanne, Jytte og Carsten

Punkt 1: valg af mødeleder(Jesper)

2)valg af referent(Carsten)

3)Siden sidst fra grupperne: intet nyt.

4)Kalender: Der var præsentation på Langelands efterskole med godt fremmøde(ca.10-12 stk.) der blev arbejdet med login/oprettelse af profiler og alle blev klogere på kalenderens muligheder. Tak til Thomas for præsentationen.

5)Promovering af os/kalender: Jens Ole har taget initiativ til at banke på døre for at få flere tilmeldt kalenderen, der er bevilget Kr.1700 til at få trykt flyers med præsentation af ”vi samler enderne” og introduktion til kalenderen.

6)Hvor har vi kommunen vedr. kalender/link til denne? Der er påbegyndt fra kommunen, at være bevidste om at bruge kalenderen ved annoncering af aktiviteter, dog er der et stykke vej endnu mht. Turist/erhverv og biblioteket, men det er man opmærksom på og forventer at det lysner.

7)Generalforsamling d.29/4 på kommunen: Der skal ifølge vedtægterne præsenteres en formandsberetning og det bliver aftalt at der skal indkomme et aktivitets oversigt fra de forskellige grupper mm. Til Carsten grundet kort formandskabs historik.

8)evt. idemesse dato(6/10-2019). Strategiplan efterspørges fra DGI( vi har det i tankerne).anlægsfondspuljen skal promoveres( Susanne/Rasmus vil kigge på det) Mai-Britt laver et nyhedsopslag fra kommunen og linker til ”vi samler enderne”.

Næste møde d.14/5 i frivillighedscenteret kl.16,30(Jesper referent, Rasmus kage/brød, Susanne kaffe/the, Carsten oprydning)